Données personnelles et RGPD : Définition et checklist de conformité pour les entreprises

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Gérer des données personnelles, c’est à la fois une opportunité et une responsabilité. Si vous collectez des adresses email, suivez des comportements en ligne ou personnalisez vos campagnes marketing, le RGPD n’est pas juste une case à cocher ; c’est une règle du jeu à maîtriser pour assurer la protection des données personnelles.

Dans cet article, on fait le point sur ce que le RGPD implique pour votre entreprise. Notre objectif est de vous donner des clés concrètes pour être en règle et inspirer confiance à vos clients, tout en tirant parti des outils comme Klaviyo pour vous faciliter la tâche.

Qu’est ce le RGPD ? 

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) est une loi européenne entrée en vigueur le 25 mai 2018, qui s’inscrit dans la continuité de la loi française « Informatique et Libertés » de 1978.

Son but est de protéger les données personnelles des citoyens de l’UE et d’harmoniser les règles pour les entreprises, qu’elles soient basées en France ou ailleurs dans l’Union européenne. Si vous collectez ou traitez des informations sur des résidents européens, le RGPD s’applique à vous, peu importe la taille de votre entreprise.

Ce règlement repose sur des principes simples : collecter uniquement les données nécessaires, les utiliser pour des objectifs précis, être transparent avec les utilisateurs, et assurer leur sécurité en matière de protection des données. Les entreprises réalisant des traitements sur des données sensibles et/ou à grande échelle doivent également désigner un délégué à la protection des données (DPO).

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ? 

Selon le RGPD, une donnée personnelle, ou donnée à caractère personnel, est toute information permettant d’identifier directement ou indirectement une personne physique. Cela inclut des éléments évidents comme le nom, le prénom ou une photo, mais aussi des données comme une adresse IP, des données biométriques ou des habitudes de navigation.

Par exemple, un numéro de Sécurité sociale ou un numéro SIRET d’un entrepreneur individuel sont des données personnelles, car elles permettent d’identifier une personne. De même, une adresse e-mail professionnelle contenant un nom identifiable entre dans cette catégorie.

L’identification peut être directe, avec un numéro de téléphone unique, ou indirecte, en croisant plusieurs informations (localisation, date de naissance, comportements d’achat). Ce potentiel d’identification est au cœur de la protection des données personnelles assurée par le RGPD, et doit être gérée de manière transparente par le responsable du traitement.

Qui est concerné par le RGPD ?

Le RGPD s’applique à toute organisation, qu’elle soit basée dans l’UE ou ailleurs, qui collecte ou traite des données personnelles de citoyens européens. Cela concerne autant une PME française qu’un e-commerce international ou une multinationale proposant ses services en Europe.

Ce cadre légal s’étend aussi aux entreprises non européennes. Par exemple, une plateforme américaine vendant en France ou une société chinoise analysant les comportements en ligne des citoyens européens à des fins de profilage doit se conformer aux règles du RGPD. Toute activité touchant les résidents européens impose des obligations strictes pour protéger leurs données personnelles.

Se conformer au RGPD est nécessaire, non seulement pour éviter des sanctions, mais aussi pour inspirer confiance. Dans un contexte où la transparence et la sécurité des données sont primordiales, le respect du RGPD est un véritable atout pour toute entreprise opérant en Europe.

Qui contrôle la conformité au RGPD des entreprises en France ?

En France, c’est la CNIL (Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés) qui s’assure que les entreprises respectent le RGPD, le traitement des données personnelles et les droits des personnes.

Cette autorité de contrôle indépendante a pour mission de protéger les données personnelles des citoyens, mais aussi d’aider les entreprises à adopter de bonnes pratiques ou de conseiller le responsable des traitements.

Concrètement, si une entreprise est contrôlée, la CNIL suit une procédure bien définie :

• Notification : L’entreprise est informée du contrôle, qui peut se faire sur site, à distance ou simplement sur documents.
• Analyse : Les inspecteurs examinent les processus liés aux données personnelles, comme leur collecte, traitement ou stockage.
• Rapport : Si des problèmes sont identifiés, l’entreprise reçoit un rapport avec des recommandations pour se mettre en règle.
• Sanctions éventuelles : En cas de non-respect ou violation du RGDP, comme une mauvaise gestion de la durée de conservation des données ou une absence d’analyse d’impact, des sanctions peuvent tomber, allant jusqu’à 20 millions d’euros ou 4 % du chiffre d’affaires mondial. Ces sanctions concernent également les entreprises victimes d’une violation de données ayant négligé la sécurité des informations personnelles.

L’objectif de ces contrôles n’est pas seulement de sanctionner, mais aussi de rappeler l’importance de protéger les données personnelles. 

Comment créer des campagnes marketing conformes au RGPD ? Checklist pour les entreprises

Pour qu’une campagne marketing respecte le RGPD, chaque étape doit être pensée avec soin. 

Voici les principes essentiels à suivre, particulièrement adaptés aux entreprises d’e-commerce collectant des données personnelles comme les emails ou les adresses postales. 

Expliquez clairement l’utilisation des données

Le RGPD impose au responsable du traitement d’informer les utilisateurs, en toute transparence, de la façon dont leurs données seront exploitées. Par exemple, expliquer que leur adresse email sera uniquement utilisée dans le cadre de vos campagnes d’e-mail marketing, pour leur envoyer des promotions ou des newsletters.

Avec Klaviyo, vous pouvez personnaliser vos formulaires et emails pour intégrer des explications claires, renforçant la confiance de vos clients. 

Obtenez un consentement explicite et éclairé

Fini les cases pré-cochées ! Chaque utilisateur doit donner son consentement de façon volontaire et spécifique, notamment pour recevoir vos communications marketing.

Avec les options de consentement avancées proposées par Klaviyo, vos clients peuvent facilement sélectionner les types de communications qu’ils souhaitent recevoir, qu’il s’agisse d’e-mails ou de campagnes de SMS marketing. Ce système garantit des relations plus transparentes et respectueuses, tout en assurant un opt-in clair, essentiel pour rester conforme au RGPD.

Respectez les droits de vos clients

Vos clients ont des droits, comme le droit d’opposition, le droit d’accès, de modifications ou de suppression de leurs données. Ils peuvent aussi s’opposer à certains usages, comme l’envoi de campagnes publicitaires. Le responsable du traitement doit faciliter l’exercice de ces droits, par la mise en place de process et d’outils adaptés.

Avec notre plateforme, gérer ces demandes devient simple et rapide grâce à une interface centralisée, qui vous aide à rester en conformité tout en offrant une excellente expérience utilisateur.

Gardez une trace de vos traitements

Le RGPD exige de documenter toutes les opérations liées aux données : quelles informations sont collectées ? Pour quelle raison ? Combien de temps les conserve-t-on ? Une absence de registre peut être considérée comme une non-conformité par les autorités compétentes.

Klaviyo vous facilite la tâche avec des rapports détaillés et un suivi automatisé, pour que votre registre de traitement soit toujours à jour.

Protégez les données personnelles

La sécurité des données est essentielle. Cela inclut des mesures pour éviter tout piratage ou fuite d’information, comme le chiffrement ou l’accès restreint aux données.

En utilisant Klaviyo, vous bénéficiez de protocoles de sécurité robustes qui protègent vos données client à chaque étape de leur traitement. Cela garantit que la mise en œuvre de vos campagnes respecte les normes du RGPD.

Travaillez avec des partenaires conformes

Si vous externalisez certaines tâches à des sous-traitants (comme une plateforme de CRM ou d’emailing), vérifiez qu’ils respectent eux aussi le RGPD.

En tant que plateforme conçue pour répondre aux normes RGPD, Klaviyo garantit que vos données et celles de vos clients sont traitées en toute sécurité.

Soyez vigilant sur les transferts internationaux

Si vous transférez des données de vos utilisateurs en dehors de l’UE, assurez-vous de respecter les clauses de protection requises par le RGPD.

Klaviyo propose des solutions sécurisées pour les transferts internationaux, garantissant la protection et la conformité de vos données.

Cookies, opt-in, consentement… Les termes clés du RGPD

Pour comprendre et appliquer le RGPD, il est essentiel de maîtriser les termes qui en forment la base. Voici 5 concepts incontournables expliqués simplement pour les entreprises d’e-commerce.

Consentement

Le consentement est au cœur du RGPD. Il doit être libre, éclairé, spécifique et explicite. 

Par exemple, les utilisateurs doivent accepter de recevoir des newsletters via une action claire, comme cocher une case non pré-cochée.

En pratique, cela signifie que vous devez obtenir un accord actif avant d’envoyer des communications marketing ou de collecter des données personnelles.

Opt-in et opt-out

Pour garantir la conformité des SMS, comme pour les emails, le consentement explicite des utilisateurs est nécessaire avant tout envoi.

• Opt-in : Le principe selon lequel une personne doit donner son accord explicite pour recevoir des communications ou pour que ses données soient utilisées. Exemple : s’inscrire à une newsletter via un formulaire.
• Opt-out : L’opt-out permet aux utilisateurs de se retirer facilement d’une liste de diffusion ou d’un service. Une option de désabonnement claire dans vos emails est indispensable.

Ces deux pratiques renforcent la confiance des vos clients tout en garantissant leur contrôle sur leurs données.

Cookies

Les cookies sont des fichiers stockés sur le navigateur des utilisateurs pour collecter des informations sur leur comportement en ligne. Ils sont souvent utilisés pour personnaliser l’expérience utilisateur ou suivre les statistiques de navigation.

Avec le RGPD, toute utilisation de cookies non essentiels (comme ceux utilisés à des fins marketing) doit être clairement expliquée, et l’utilisateur doit donner son consentement avant leur activation.

Droit à l’oubli

Les utilisateurs peuvent demander la suppression de leurs données personnelles si elles ne sont plus nécessaires ou si leur durée de conservation est dépassée. Le responsable du traitement doit être en mesure de gérer ces demandes efficacement.

Pour les entreprises d’e-commerce, cela signifie être capable de supprimer toutes les informations liées à un client sur simple demande, notamment via des outils comme ceux proposés par Klaviyo pour gérer facilement ces requêtes.

Portabilité des données

Les utilisateurs ont le droit de recevoir leurs données personnelles dans un format structuré et lisible, et de les transférer à une autre organisation si nécessaire.

Les entreprises doivent donc mettre en place des systèmes qui permettent d’exporter les données rapidement et en toute sécurité, un aspect que les plateformes comme Klaviyo facilitent.

Assurer la conformité RGPD : une priorité pour les entreprises

Se mettre en conformité avec le RGPD n’est pas qu’une obligation légale, c’est aussi une façon de montrer à vos clients et partenaires que leurs données sont entre de bonnes mains. En suivant ses principes — du consentement éclairé à la gestion sécurisée des informations personnelles — vous protégez les droits de vos utilisateurs tout en évitant des sanctions qui peuvent coûter cher.

Avec des outils comme Klaviyo, vous pouvez gérer vos campagnes marketing tout en respectant le RGPD, sans alourdir vos process. La conformité devient alors un atout : vous gagnez la confiance de vos clients et renforcez votre crédibilité. En fin de compte, le respect du RGPD, c’est une question de bon sens et de transparence. Et c’est exactement ce que vos clients attendent. 

En suivant les principes du RGPD et en garantissant une protection des données personnelles optimale, vous renforcerez la confiance des clients tout en restant compétitif sur le marché de l’Union européenne.